从一个人的活两个人做不完说起

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几天前登山,公司的老黑兄弟神秘兮兮地说,你知道吗,新来的汤姆不干啦!老黑同事管理机械加工件,几十个供应商,几千种零件,繁杂琐事之多,可想而知。每天工作10到12个小时,已成定例。不得已,公司决定再雇一个供应商业务经理,分担老黑兄弟的任务。有趣的是,以前一个人的活,现在两个人做,每人仍然每天工作十几个小时,问题反倒更多。经过五个多月的折磨,新来的同事终于忍无可忍,走人了事。

一个人本来还能凑合的工作量,两个人竟然还干不完!仔细想想,问题出在几个方面。首先是分工职责模糊。给老黑兄弟雇个帮手的事儿已经提了几个年头了。老黑兄弟的答复每次都一样:如果不明确界定职责分工,再雇两个也没用。他的理论很简单:供应商业务经理应该是从战略层面负责与供应商有关的事务,比如总体质量、价格、合同、技术、交货、服务、库存、生产能力等。具体的各项日常运作例如质量检查、日常送货、催货等应由专门的采购员、质量工程师、催货员等来实施。这也与公司的人员配置结构相符。而现实呢,业务经理的大多数精力花在解决上述日常任务上了。为什么?因为更高管理层想知道这些,所以各种问题一股脑儿地往业务经理身上堆!想想看,一个业务经理往往配置两三个质量工程师、多个采购员和催货员。你让一个人去干这么多人的活儿,即使把业务经理的数量翻一倍也没用!这不,两个业务经理确实干不完一个人的“任务”。

其次是雇什么人。供应管理已成为一个职业,其重要标志是有成规模的专业协会组织和职业认证。供应管理协会(ISM)已经成立八十多年,其有关生产、库存等的经济指数是美国经济的重要晴雨表。相关的注册采购经理(C.P.M.)认证已有三十多年的历史,认证人数成千上万。作为一个职业,就要求从业人员有相关的培训或经验。这也是公司前任首席采购官大力发展培训、认证,才造就了今天的一系列高素质的员工群。但问题是,现任的部门主管忽略了这点,雇佣汤姆就是一个明证。汤姆以前主管质量,供应管理对他来说是全新的一个领域,所以很难有效应付日常工作中的各种事务。西方有句谚语,说的是如果你的工具箱里所有的工具只是一把锤子,那你会把所有的东西都当钉子来对待。因为汤姆的所有经历、教育都与质量有关,所以他解决问题都是以质量管理的手段来对付,其结果是效率低下。举例来说,如果一个供应商打电话来,说三个零件的价格要升高10%,原因是铝材价格上涨X个百分点,电费上升Y个百分点。如果由老黑同事或笔者来处理,首先的答复是任何情况下,绝对不能提价。理由很简单:我们的客户不但不接受提价,而且要求价格逐年降低。而我们的客户呢,其生产的芯片价格一年比一年低,这也是为什么家电、计算机越来越便宜。是的,我们承认原材料价格上升等,但这些应该由提高生产效率来抵消。当然,如果供应商确实面临大幅度原材料涨价等,我们最终还得考虑接受提价,至少是一部分,但那都是在几个月后的事了。总之,刚开始就是5分钟的电话,因为这才是整个过程的开始。而汤姆呢,他第一要做的是找到图纸,分析各种原材料对总成本的影响,例如如果铝材是成本的30%,那么铝材涨价50%则转换成总成本上升15%,如此等等。五分钟的活儿需要至少半个小时、一个小时来处理。如果你管理几千种零件的话,事事都如此处理,那你不每天工作12个小时才怪呢。

最后,对一个大公司来说,不管你雇多少人,总会有足够多的事来做。因为几亿、几十亿美金的生意,事儿是做不完的。这就要求每个部门制定重点,集中力量做高回报的事。同事要注意,并不是人多好办事,就如谚语讲的好,一个和尚挑水吃,两个和尚抬水吃,三个和尚没水吃。就上述案例而言,老黑同事一个人管的时候,绝大多数供应商的按时交货率都是优秀;两个人管,几个月下来,几个从来没有交货问题的供应商竟然屡屡红灯!人多,就难免出现内耗,不管是人为的还是非人为的。这就影响到效率。拿几年前的国营大中型企业而言,人浮于事,事浮于人,以致于笔者当年发狠说,解决这些企业的问题其实很简单,把四分之三的人下岗就得了。笔者已五六年没回国了,也不知道这些企业现在怎么样。九十年代末,人多事难办,互相推诿、拖延,比比皆是。美国也类似。有一个很有名的管理定律说得好,大意是一个项目,如果人数增加一倍,成本会成倍升高,而进度却成倍降低。对于一些大型公司,人员臃肿的现象也非常普遍,乃至于要扭转一个企业,第一要做的就是裁员。每次几千、几万地裁,效率不降反升。就笔者的公司而言,2000年后的网络经济泡沫破灭,5000多号人裁到2000人不到,几年下来,以百分之四十左右的人,实现的营业额竟然与历史最高纪录相差无几!公司也从而成为行业的领头羊,人均产值、按时交货率、货款回收周期、库存周转率等都名列前茅。现在因为业绩持续高扬,公司也开始增加雇员,本也无可厚非。但处理不当,出现这种一个人的活两个人都干不完的情况,则就有悖初衷,事与愿违了。

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关于作者

  • 刘宝红,毕业于美国亚利桑那州立大学MBA,专修供应链管理,现在硅谷从事供应链管理。他是美国注册采购经理(C.P.M.)、六西格玛黑带。
    联系方式:bob.liu@asu.edu
    更多文章,参见
    “供应链管理专栏”:
    www.scm-blog.com
    “备件规划专栏”:
    www.SparesPlanning.com

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此日记由 刘宝红 发表于 1, 2006 6:38

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